لماذا لا تحتاج شركتك إلى الورق؟
الأرشفة الالكترونية والتوقف عن استخدام الورق... سداد المدفوعات أمر صعب. هناك العديد من المشكلات الصغيرة التي لا تتحول إلى تقرير شهري، ناهيك عن اجتماع مجلس الإدارة حيث يتم اتخاذ قرارات الميزانية والتكنولوجيا. ولكن في الوقت الحالي وفي العصر الحالي، نظرًا لأن المؤسسات تتطلع إلى المزيد من أنشطة التخطيط الاستراتيجي والميزانية وإدارة النقد؛ فإنها تضطر إلى استخدام الأتمتة والتخلص من الدليل اليدوي والمتكرر. لذا، إذا كان هذا هو الحال، فلماذا لا تزال العديد من الشركات تعتمد على الأعمال الورقية؟
مضار الأعمال الورقية
في معظم الشركات، عادةً ما تكون الأقسام المالية والمحاسبية هي الأكثر استخدامًا للورق، على الرغم من أن رزم البيانات ستظهر بصورة أدق إذا تأرشفت الكترونيًا. وستستمر المؤسسات التي تلتزم بالعمليات اليدوية في التعامل مع النقاط الصعبة التالية التي تستغرق وقتًا وجهدًا طويلًا:
* عدم وضوح الرؤية - ضياع الفواتير أو دفعها مرتين.
.المشاكل الورقية - نقص كفاءة عملية الدفع وتأخر السداد *
.الدفع اليدوي والموافقة على الفاتورة - التأخيرات والتأخر في الرسوم والتوتر والإحباط *
.الاحتيال - مشكلات الأمان والامتثال، والتغاضي عن الأمور المشبوهة *
فوائد التوقف عن استخدام الورق
الشركات التي تقوم بالاستثمار واستخدام الأرشفة الالكترونية في وظائفها المالية والمحاسبية، يمكنها تحقيق فوائد هائلة، حيث تعمل على: تحسين الكفاءة، وتقليل تكاليف التشغيل، وتخفيف المخاطر. بهذه الطريقة، ستصبح أقسام المالية والمحاسبة مراكز ربح، بدلًا من مصادر للنفقات العامة. ولا تقتصر بيئة العمل الخالية من الورق على توفير المال فحسب، بل تُظهر أيضًا أن شركتك ملتزمة بأن تكون صديقة للبيئة، وتحافظ على بصمة كربونية صغيرة. -على سبيل المثال لا الحصر- الفوائد العديدة للاستغناء عن الأوراق:
* كفاءة أكبر وأخطاء أقل.
* خدمة عملاء أسرع.
* توفير في التكاليف.
* بيئة عمل مرنة.
- المزايا البيئية/
* مزيد من الأمن.
* توفير الوقت.
* معالجة مبسطة ودقيقة.
* سهولة الوصول والمراقبة في الوقت الحقيقي والتحكم الأكبر.
* المزيد من البصيرة والشفافية.
* تحسين الاتصالات والعلاقات بين الأعمال والعملاء.
* الاستخدام الأفضل للمواهب.
* نسخ احتياطي تلقائي.
كيف تبدأ الانتقال من الورق إلى الأرشفة الالكترونية؟
بالطبع، قبل أن تتمكن الشركات من معرفة كيفية قطع علاقاتها بالورق وتسخير قوة الرقمنة، فإنها ستحتاج إلى فهم قوي لاستخدامها للورق وتدفق المستندات. ونظرًا لأن التغيير كان دائمًا وسيظل صعبًا بالنسبة للأشخاص المعنيين؛ فإن انتقال شركتك إلى بيئة خالية من الورق يتطلب التخطيط والإعداد. أولًا، سيتعين عليك اختيار البرنامج المناسب، والتأكد من أمان ملفاتك ونسخها احتياطيًا. ستحتاج إلى تنفيذ سياسات كلمات المرور الآمنة لموظفيك، الأمر الذي قد يتطلب نظام إدارة كلمات مرور على مستوى الشركة.
تريد أيضًا أرشفة جميع البيانات الحساسة ونسخها احتياطيًا، ثم تحتاج إلى سياسات التخزين في مكانها الصحيح؛ حتى لا يتمكن الموظفون الذين لا يعرفون في التكنولوجيا من الكشف عن المعلومات السرية عن طريق الخطأ.
تتضمن الخطوة التالية لهذا الانتقال التواصل والتدريب، قد يشعر بعض الموظفين بالإرهاق من كل التغييرات. عقد اجتماعات تدريب واتصالات سهلة خطوة بخطوة وتوفير وثائق شاملة للموظفين؛ للرجوع إليها لاحقًا. بعد ذلك، تأكد من وجود شخص في فريق العمل متاح للإجابة على أي أسئلة. المفتاح هو أخذها خطوة بخطوة؛ للانتقال بسلاسة والبدء في جني الفوائد على الفور.
لن تجعل هذه التغييرات حياة الجميع أفضل فحسب، بل ستجعل مستقبل مؤسستك أكثر إشراقًا. لذلك بمجرد معرفة كل شيء واعتماد التغييرات وتنفيذها بنجاح، ستكون الفوائد كلها تستحق الاستثمار الأولي لوقتك وأموالك.
اترك تعليق